Prosedur Pelayanan Administrasi Rumah Sakit

Nama              : Lely Ferawaty Pasaribu

NIM                : 2014-31-259

Mata Kuliah  : Manajemen Pelayanan RS

Seksi               : 11

PROSEDUR PELAYANAN ADMINISTRASI RUMAH SAKIT

           

A.    Prosedur Administrasi Pelayanan Rawat Jalan

1.      Pasien datang di bagian admisi dan diterima oleh petugas admisi;

2.      Petugas menanyakan apakah pasien tersebut merupakan pasien baru (pasien yang baru pertama kali berkunjung, tidak membawa kartu berobat dan kehilangan kartu) atau pasien lama;

3.      Jika pasien tersebut adalah pasien baru, maka petugas pendaftaran mendaftar pasien sbb:

a.       Petugas pendaftaran melengkapi formulir rekam medis penerimaan pasien baru dengan mewawancarai pasien tersebut;

b.      Petugas pendaftaran mencetak KIB (Kartu Identitas Berobat) dan IUP (Index Utama Pasien);

c.       Petugas pendaftaran menyerahkan KIB kepada pasien;

d.      Petugas pendaftaran membawa formulir rekam medis pasien kepoli / unit pelayanan yang dituju;

e.       Di Unit Pelayanan / Poliklinik:

f.       Petugas di unit pelayanan memberikan pelayanan kesehatan bagi pasien;

g.      Apakah pasien perlu dirujuk ke unit pelayanan penunjang yang lain?

h.      Jika Ya petugas, maka petugas membawa formulir rujukan ke unit yang dituju;

i.        Jika tidak, maka pasien / keluarganya dipersilahkan mengambil obat di bagian farmasi;

j.        Kemudian petugas mempersilahkan pasien menyelesaikan administrasi pembayaran di kasir.

4.      Jika pasien tersebut adalah pasien lama, maka petugas pendaftaran mendaftar pasien sebagai berikut:

a.       Petugas menerima dan meneliti kartu identitas berobat pasien;

b.      Petugas pendaftaran mendaftar pasien sesuai dengan pelayanan yang akan dituju dengan mewawancarai pasien tersebut;

c.       Petugas membuat tracer berdasarkan KIB pasien;

d.      Petugas mengambil berkas rekam medis pasien ke Filing sesuai dengan tracer tersebut;

5.      Apakah berkas rekam medis pasien sudah terkumpul?

a.       Jika berkas belum terkumpul, maka petugas menunggu sampai berkas terkumpul banyak di bagian admisi;

b.      Jika berkas sudah terkumpul, maka petugas mendistribusikan semua berkas rekam medis pasien ke poliklinik yang dituju;

c.       Di Unit Pelayanan / Poliklinik:

d.      Petugas di unit pelayanan memberikan pelayanan kesehatan bagi pasien;

e.       Apakah pasien perlu dirujuk ke unit pelayanan penunjang yang lain?

f.       Jika Ya, maka petugas membawa formulir ke unit yang dituju;

g.      Jika tidak maka pasien dipersilahkan mengambil obat di bagian farmasi;

h.      Petugas mempersilahkan pasien menyelesaikan administrasi pembayaran di kasir;

i.        Petugas mempersilahkan pasien pulang;

6.      Jika prosedur diatas tidak diindahkan oleh petugas admisi dan terkait, maka, petugas yang bersangkutan mendapatkan sangsi oleh pihak manajemen maupun direktur.

B.     Prosedur Administrasi Pelayanan Rawat Inap

1.      Dokter menganjurkan pasien untuk rawat inap.

2.      Atas persetujuan pasien/keluarga/penanggungjawab pasien, perawat IGD/POLI memberitahu receptionist bahwa pasien akan dirawat inap.

3.      Perawat mengarahkan keluarga / penanggungjawab pasien untuk mendaftarkan pasien rawat inap ke receptionist.

4.      Untuk pasien yang masuk melalui IGD, receptionist menanyakan Kartu Berobat pasien (untuk pasien lama) atau mencatat data / identitas pasien  dengan lengkap (untuk pasien baru).

Untuk Pasien Umum

1.      Receptionist menawarkan tarif jasa Rawat Inap secara jelas kepada pasien.

2.      Apabila sudah ada kesepakatan dari keluarga / penanggungjawab pasien, maka receptionist memberikan form “Surat Pernyataan Pembayaran” kepada keluarga / penanggung-jawab pasien untuk diisi dan ditanda tangani

3.      Receptionist meminta jaminan rawat inap kepada keluarga / penanggungjawab pasien berupa KTP/SIM atau tanda pengenal lainnya

4.      Setelah form “Surat Pernyataan Pembayaran“ diisi dan ditanda tangani oleh pasien, berikan form tersebut ke bagian Rekam Medis untuk dicarikan berkas Status Pasien Rawat Inap sesuai dengan Nomor Rekam Medik  dan selanjutnya Status Pasien Rawat Inap diantarkan oleh petugas Rekam Medis ke IGD/POLI yang dituju.

Untuk Pasien dengan Menggunakan Asuransi

1.      Menanyakan kepemilikan asuransi kesehatan yang dimiliki pasien

2.      Bila pasien masuk pada jam kerja, minta pasien untuk mengambil jaminan yang dikeluarkan oleh Perusahaan / Asuransi terkait. Bila pasien masuk diluar jam kerja, jaminan diambil keesokan harinya, pada saat jam kerja.

3.      Meminta lembar jaminan, photo copy kartu asuransi, dan surat rujukan dari Puskesmas (kecuali kasus emergency) sebagai pelengkap tagihan.

4.      Meminta pasien melengkapi persyaratan lainnya yang berhubungan dengan tagihan asuransi yang dimiliki.

5.      Bila syarat adiminstrasi belum lengkap, keluarga / penanggung-jawab pasien diberi waktu maksimal 2x24 jam untuk memenuhi persyaratannya (selama pasien rawat inap). Jika tidak dipenuhi, pasien dianggap UMUM.

6.      Tentukan dan beritahu keluarga / penanggung-jawab pasien tentang kamar yang akan ditempati oleh pasien sesuai dengan jatah yang telah ditentukan asuransi yang terkait, dengan mengelompokan Dewasa ( Pria / Wanita ) dan atau Anak.

7.       Bila pasien meminta untuk naik kelas perawatan (kecuali JAMKESMAS dan JAMKESDA), berikan “Surat Pernyataan Kesediaan Pembayaran Selisih Biaya” untuk diisi dan ditandatangani oleh pasien/keluarga pasien.

8.      Receptionist meminta jaminan rawat inap kepada keluarga / penanggungjawab pasien (khusus kepada pasien yang minta naik kelas perawatan) berupa KTP/SIM atau tanda pengenal lainnya.

9.      Setelah form “Surat Pernyataan kesediaan Pembayaran Selisih Biaya“ diisi dan ditanda tangani oleh keluarga / penanggungjawab pasien (khusus pasien yang minta naik kelas perawatan), berikan form tersebut ke bagian Rekam Medis.

10.  Seluruh berkas administrasi rawat inap yang telah rampung diberikan ke bagian rekam medik untuk dicarikan berkas Status Pasien Rawat Inap sesuai dengan Nomor Rekam Medik  dan selanjutnya Status Pasien Rawat Inap diantarkan oleh petugas Rekam Medis ke IGD/POLI yang dituju.

11.  Petugas Rekam Medik mencatat di buku kunjungan pasien dan memberi tanda Rawat Inap.

12.  Receptionist menginformasikan ke bagian rawat inap mengenai kamar yang akan dipergunakan pasien guna mempersiapkan segala kelengkapan dan fasilitasnya.

13.  Perawat mempersiapkan ruangan pasien baru.

14.  Setelah ruang rawat inap siap, perawat memberitahu receptionist bahwa ruangan telah siap untuk ditempati.

15.  Receptionist memberitahu perawat POLI/IGD ruangan yang telah dipersiapkan.

16.  Perawat POLI/IGD mengantar pasien ke ruangan rawat inap.

C.    Prosedur Administrasi Pelayanan Gawat Darurat

Saat tiba di UGD, pasien biasanya menjalani pemilahan terlebih dahulu, anamnesis untuk membantu menentukan sifat dan keparahan penyakitnya. Penderita yang terkena penyakit serius biasanya lebih sering mendapat visite lebih sering oleh dokter daripada mereka yang penyakitnya tidak begitu parah. Setelah penaksiran dan penanganan awal, pasien bisa dirujuk ke RS, distabilkan dan dipindahkan ke RS lain karena berbagai alasan, atau dikeluarkan. Kebanyakan UGD buka 24 jam, meski pada malam hari jumlah staf yang ada di sana akan lebih sedikit.

Untuk perawatan di UGD ( Unit Gawat Darurat),Pasien bisa dirawat dengan rawat inap ataupun tidak, halini ditentukan seberapa parah sakit yang diderita pasien.Ketika pasien datang, pasien langsung dibawa keruang UGD untuk diperiksa, dalam pemeriksaan iniditentukan apakah pasien harus rawat inap apa tidak.

1.      Pasien Tidak Rawat Inap

Setelah pemeriksaan terhadap pasien selesai, jika tidak ada pendamping pasien, pihak rumah sakit segeramenelpon keluarga pasien untuk datang serta melakukan proses selanjutnya, yaitu dia harus segera mendaftar direceptionist (khusus UGD), biasanya proses disini tidak ramai sehingga tidak perlu antri.Disini kita mendapat slip pembayaran untuk membayar biaya periksa dan biayaobat. Setelah itu kita harus membayar di loket pembayaran.Di loket pembayaran biasanya antri, karena segala proses pembayaran dari semua bidang, tidak hanya UGDdibayar disini. Kemudian kembali lagi ke receptionistuntuk menebus resep dengan menunjukkan slip pembayaran yg sudah di sahkan di loket pembayaransebagai bukti bahwa kita sudah membayar dengan lunas.Setelah mendapat resep, ambillah obatnya di apotek.Proses disini juga antri, karena tidak hanya UGD yangmengambil obat disini, tapi semua bagian. Setelahmendapat obat, jemput pasien di UGD dan pasien bisa pulang.

2.      Pasien Rawat Inap

Setelah pemeriksaan terhadap pasien selesai dan pasien harus rawat inap, pendamping pasien harusmendaftar dulu di administrasi (berbeda tempat denganyang tidak rawat inap) untuk mendaftar dan mencariruangan. Ketika mendaftar dan mencari ruangan biasanyakita antri dulu karena adanya pasien dari bidang yang lainmendaftar disini juga. Setelah mendaftar dan mendapatruangan, pasien UGD tadi segera dibawa ke ruangantersebut untuk rawat inap dan dirawat selama beberapahari tergantung dari sakitnya.Setelah pasien sembuh atau masa rawat inap sudahselesai, pendamping beserta pasien segera menujuadministrasi lagi untuk mengambil slip pembayaran biayarawat inap (sudah termasuk obat yang diberi selama rawatinap). Proses disini antri. Setelah itu membayar di loket bank dengan membawa slip pembayaran tadi. Prosesdisini juga antri.Setelah selesai membayar, pendamping beserta pasien bisa pulang ke rumah ( pasien tidak perlu menebus resepobat, karena obat sudah diberikan ketika masa rawat inap).

D.    Daftar Pustaka

Aditama, Tjandra Yoga. 2003. Manajemen Administrasi Rumah Sakit. Jakarta : UI-PressAzwar. Azrul. 2010. Pengantar Administrasi Kesehatan. Jakarta : PT Bina RupaAksara.

MANAJEMEN PELAYANAN RUMAH SAKIT ( PELAYANAN REKAM MEDIS )

Nama                  : Lely Ferawaty Pasaribu

Nim          : 2014-31-259

Seksi                   : 11

M. Kuliah           : Manajemen Pelayanan RS

PELAYANAN REKAM MEDIS

Menurut Edna K Huffman: Rekam Medis adalah berkas yang menyatakan siapa, apa, mengapa, dimana, kapan dan bagaimana pelayanan yang diperoleb seorang pasien selama dirawat atau menjalani pengobatan.

Menurut Permenkes No. 749a/Menkes/Per/XII/1989: Rekam Medis adalah berkas yang beiisi catatan dan dokumen mengenai identitas pasien, basil pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lainnya yang diterima pasien pada sarana kesebatan, baik rawat jalan maupun rawat inap.

Menurut Gemala Hatta : Rekam Medis merupakan kumpulan fakta tentang kehidupan seseorang dan riwayat penyakitnya, termasuk keadaan sakit, pengobatan saat ini dan saat lampau yang ditulis oleb para praktisi kesehatan dalam upaya mereka memberikan pelayanan kesehatan kepada pasien.

          Menurut Depkes RI (1994) tujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Hal ini harus di dukung oleh sistem penyelanggaraan rekam medis yang baik dan benar. Tertib administrasi merupakan salah satu factor yang menentukan di dalam upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit.

Kegunaan Berkas Rekam Medis:
Menurut Depkes RI (1994) kegunaan berkas rekam medis dapat di lihat dari berbagai aspek, diantaranya adalah :
a. Aspek Administrasi
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi, karena isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan peramedis dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan.
b. Aspek Medis
Suatu berkas rekam medik mempunyai nilai medik karena catatan tersebut dipergunakan sebagai dasar merencanakan pengobatan atau perawatan yang diberikan kepada pasien.
c. Aspek Hukum
Suatu berkas rekam medik mempunyai nilai hokum, karena isinya menyangkut masalah adanya kepastian hokum atas dasar keadilan. Dalam rangka usaha menegakkan hukum serta penyediaan bahan tanda bukti untuk menegakkan keadilan.
d. Aspek Keuangan
Suatu berkas rekam medik mempunyai nilai keuangan karena isinya dapat dijadikan sebagai bahan untuk menetapkan biaya pembayaran pelayanan di rumah sakit. Tanpa adanya bukti catatan tindakan atau pelayanan, maka pembayaran pelayanan di rumah sakit tidak dapat di pertanggungjawabkan.
e. Aspek Penelitian
Suatu berkas rekam medik mempunyai nilai penelitian, karena isinya mengandung data atau informasi tentang perkembangan kronologis dari kegiatan pelayanan medik yang diberikan kepada pasien. Informasi tersebut dapat digunakan sebagai bahan referensi pengajaran di bidang profesi si pemakai.
f. Aspek Dokumentasi
Suatu berkas rekam medik mempunyai nilai dokumentasi, karena isinya menjadi sumber ingatan yang harus di dokumentasikan dan dipakai sebagai bahan pertanggung jawaban dan laporan rumah sakit.

Kelengkapan Rekam Medis:
Suatu Rekam Medis biasanya berisikan hal-hal sebagai berikut :
1. Data Pribadi
2. Nama, nomor KTP, tempat dan tanggal lahir, jenis kelamin, status perkawinan, alamat sekarang, keluarga terdekat, pekerjaan, nama dokter dan keterangan yang diperlukan untuk identifikasi lainnya
3. Data Finansial
Nama / alamat majikan / perusahaan, perusahaan asuransi yang menanggung, tipe asuransi, nomor polis, dsb.
4. Data Sosial
Kewarganegaraan / kebangsaan, hubungan keluarga, agama, penghidupan, kegiatan masyarakat dan data data lain mengenai kedudukan sosial pasien.
5. Data Medis
Merupakan rekam klinis dari pasien, rekaman pengobatan yang berkesinambungan yang diberikan kepada pasien selama ia dirawat di RS. Data data ini memuat hasil hasil pemeriksaan fisik, riwayat penyakit, pengobatan yang diberikan, laporan kemajuan pengobatan, instruksi dokter, laporan lab klinik, laporan laporan konsultasi, anestesi, operasi, formulir Informed Consent, catatan perawat dan laporan / catatan lain yang terjadi dan dibuat selama pasien dirawat.
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269/MENKES/PER/III/ tentang rekam media, isi rekam medis di bedakan menurut pasiennya, yaitu :
Isi rekam medís untuk pasien rawat jalan pada sarana pelayanan kesehatan sekurang-kurangnya memuat :
1. identitas pasien;
2. tanggal dan waktu;
3. hasil anamnesis, mencakup sekurang-kurangnya keluhan dan riwayaî penyakjt;
4. hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medik;
5. diagnosis;
6. rencana penatalaksanaan;
7. pengobatan dan/atau tindakan;
8. pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien;
9. untuk pasien kasus gigi dilengkapi dengan odontogram klinik; dan persetujuan tindakan bila diperlukan.

Isi rekam medis untuk pasien rawat inap dan perawatan satu nari sekurang-kurangnya memuat :
1. identitas pasien;
2. tanggal dan waktu;
3. hasil anamnesis, mencakup sekurang-kurangnya keluhan dan riwayat penyakit;
4. hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medik;
5. diagnosis;
6. rencana penatalaksanaan,
7. pengobatan dan/atau tindakan
8. persetujuan tindakan bila diperlukan;
9. catatan observasi klinis dan hasil pengobatan
10. ringkasan pulang (discharge summary),
11. ñama dan tanda tangán dokter, dokter gigi, atau tenaga kesehatan tertentu yang memberikan pelayanan kesehatan;
12. pelayanan lain yang dilakukan oleh tenaga kesehatan tertentu; dan
untuk pasien kasus gigi dilengkapi dengan odontogram klinik.

Isi rekam medis untuk pasien gawat darurat, sekurang-kurangnya memuat :
1. identitas pasien;
2. kondísi saat pasien tiba di sarana pelayanan kesehatan
3. identitas pengantar pasien;
4. tanggal dan waktu;
5. hasil anamnesis, mencakup sekurang-kurangnya keluhan dan riwayat penyakit;
6. hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medik;
7. diagnosis;
8. pengobatan dan/atau tindakan;
9. ringkasan kondisi pasien sebelum meninggalkan pelayanan unit gawat darurat dan rencana tindak lanjut;
10. ñama dan tanda tangán dokter, dokter gigi, atau tenaga kesehatan tertentu yang memberikan pelayanan kesehatan;

DEFINISI INFORMED CONSENT

Informed Consent  adalah sebuah istilah yang sering dipakai untuk terjemahan dari persetujuan tindakan medik. Informed Consent terdiri dari dua kata yaitu Informed dan. Informed diartikan telah di beritahukan, telah disampaikan atau telah di informasikan dan Consent yang berarti persetujuan yang diberikan oleh seseorang untuk berbuat sesuatu. Dengan demikian pengertian bebas dari informed Consent adalah persetujuan yang diberikan oleh pasien kepada dokter untuk berbuat sesuatu setelah mendapatkan penjelasan atau informasi.

Pengertian Informed Consent oleh Komalawati ( 1989 :86) disebutkan sebagai berikut :

“Yang dimaksud dengan informed Consent adalah suatu kesepakatan /    persetujuan pasien atas upaya medis yang akan dilakukan oleh dokter terhadap dirinya, setelah pasien mendapatkan informasi dari dokter mengenai upaya medis yang dapat dilakukanuntuk menolong dirinya, disertai informasi mengenai segala resiko yang mungkin terjadi.”

           

FUNGSI INFORMED CONSENT

            Pada hakekatnya informed consent berfungsi sebagai :

a.    Bagi pasien, merupakan media untuk menentukan sikap atas tindakan medis yang mengandung risiko atau akibat ikutan.

b.    Bagi dokter, merupakan sarana untuk mendapatkan legitimasi (pembenaran, atau pengesahan) atas tindakan medis yang dilakukan terhadap pasien, karena tanpa informed consent maka tindakan medis dapat berubah menjadi perbuatan melawan hukum. Dengan informed consent maka dokter terbebas dari tanggungjawab atas terjadinya risiko atau akibat ikutan, karena telah diinformasikan didepan, sedangkan apabila tanpa informed consent maka risiko dan akibat ikutan menjadi tanggungjawab dokter.

Meskipun demikian, jangan disalah artikan bahwa informed consent dapat melepaskan dokter dari tanggungjawab hukum atas terjadinya malpraktik, sebab malpraktik adalah masalah lain yang erat kaitannya dengan mutu tindakan medis yang tidak sesuai dengan standar profesi.

YANG WAJIB MEMBERIKAN INFORMASI KEPADA PASIEN

            Yang wajib memberikan informasi kepada pasien terkait dengan hal-hal apa saja yang wajib diketahui oleh pasien adalah dokter yang merawat. Dalam Undang-Undang Nomor 29 Tahun 2004 tentang praktik kedokteran bahwa setiap dokter wajib membuat rekam medis dan pasien berhak untuk mengetahui isi rekam medis tersebut.

PASIEN YANG BERHAK DAN TIDAK BERHAK MENDAPATKAN INFORMASI

Setiap pasien yang mendapatkan perawatan dan dalam proses pengobatan berhak mendapatkan informasi yang detil dan lengkap tentang penyakit yang dideritanya. Sesuai dengan Undang-Undang No. 8 Tahun 1999,  pasal 4 tentang perlindungan konsumen, pasien juga berhak mendapatkan informasi tentang tindakan medis, potensi risiko yang timbul karena tindakan medis, serta informasi estimasi biaya yang harus ditanggung pasien serta informasi waktu lama proses pengobatan. Anda atau anggota keluarga bisa menanyakan semua hal ini sebelum masuk ke kamar rawat.

Sedangkan pasien yang tidak berhak mendapatkan informasi adalah pasien-pasien lain yang tidak berkaitan dengan si pasien yang telah dijelaskan diatas.

INFORMASI YANG HARUS DIBERIKAN KEPADA PASIEN

            Pasien dalam menerima pelayanan praktik kedokteran mempunyai hak mendapatkan penjelasan secara lengkap tentang tindakan medis  yang akan diterimanya (Undan-Undang No. 29 tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran pasal 52).  Penjelasan tersebut sekurang-kurangnya mencakup :

1.      Diagnosis dan tata cara tindakan medis

2.      Tujuan tindakan medis yang dilakukan

3.      Alternatif tindakan lain dan resikonya

4.      Resiko dan komplikasi yang mungkin terjadi

5.      Prognosis terhadap tindakan yang dilakukan. (Pasal 45 ayat 3)

KELENGKAPAN INFORMED CONSENT

1.      Kondisi pasien

2.      Usulan penatalaksanaan

3.      Nama dokter yang memberikan penatalaksanaan

4.      Potensi manfaat dan kekurangan

5.      Alternatif penatalaksanaan lain yang mungkin

6.      Peluang keberhasilan

7.      Kemungkinan permasalahan sehubungan dengan proses penyembuhan

8.      Kemungkinan yang terjadi jika tidak dilakukan penatalaksanaan

Referensi :

http://henrydunan.blogspot.com/2011/04/pengguna-rekam-medis-kesehatan.html

http://astaqauliyah.com/2007/10/rekam-medis-defenisi-dan-kegunaannya